Un programa que delata a los tramposos

Scrooge, el avaro protagonista de Cuento de Navidad, estaría orgulloso: cada vez más empresas están adoptando una avanzada tecnología que permite vigilar y controlar las cuentas de gastos de los trabajadores. El programa es una ventaja para la mayoría de los empleados y sus directivos. Durante viajes de negocios pueden archivar y hacer un seguimiento de sus gastos con más facilidad, y comprobar en tiempo real si están siguiendo la política de gastos de su empresa.

Sus jefes también pueden vigilar los desembolsos en el momento en que se producen las transacciones. "Nada se presta mejor a una aplicación electrónica", afirma Laurie McCabe, vicepresidenta de AMI-Partners, que realiza investigaciones de mercado sobre pequeñas y medianas empresas.

Pero la nueva tecnología es una mala noticia para quienes durante años han mostrado tendencia a añadir algo a sus gastos o a salirse de las directrices empresariales. El programa —usado por grandes empresas como Boeing, Campbell Soup, Estée Lauder, J. C. Penney, Ocean Spray y Texas Instruments— es tan avanzado que los detectives electrónicos digitales pueden localizar hasta la menor diferencia entre los gastos reales y los admisibles.

El gasto anual total en concepto de viajes y ocio de las empresas estadounidenses supera los 157.000 millones de euros, según Concur Technologies, un proveedor informático, y American Express. De acuerdo con la recopilación anual más reciente efectuada por Business Travel News, IBM gastó sólo en billetes de avión 386 millones de euros en 2004, seguida por los 219 millones de General Electric y los 215 de Boeing. (Duplíquense esas cifras para calcular los gastos anuales totales en viajes y ocio de esas empresas). El ahorro puede ser significativo.

El programa de Concur, que tiene más de 3.000 clientes empresariales (incluido The New York Times), ha ayudado a Dell a reducir el coste de procesar un informe de gastos a menos de 1,6 euros. Aberdeen Group, una asesoría de Boston, afirma que las empresas gastan una media de 38 euros en procesar manualmente un informe de gastos, pero sólo 14 con un sistema automático de gestión. Gelco Expense Management, filial de Gelco Information Network, con sede en Eden Prairie, Minnesota, señala que la mayoría de sus cerca de 1.000 clientes pagan entre 3,5 y 8 euros por procesar un informe de gastos.

El programa también sirve para descubrir a los empleados astutos. "Hay ejemplos impresionantes de abuso", comenta Rajeev Singh, presidente y director general de Concur. "El empleado que compra una gran pantalla plana de televisión, supuestamente para mantener videoconferencias desde casa. O un gerente que intenta cubrir los gastos de la boda de su hija invitando a clientes de empresa. Hemos visto eso y más".