tecnología en la empresa

Cómo migrar los datos de tu empresa a la nube (y ahorrar tiempo y dinero)

Cada vez más empresas españolas están dando el salto a la nube, aunque muy lentamente por la incertidumbre de la nueva tecnología. Hay fórmulas inteligentes para dar el paso

Más del 80% de las grandes empresas utilizarán en 2018 entornos de cloud híbrida, según un informe de la consultora IDC. Lejos de existir un entorno tecnológico dominante, actualmente las organizaciones están evolucionando hacia una combinación de diferentes modelos de tecnología que incluyen modelos en la nube de distintos proveedores e infraestructuras propias heredadas.

En este nuevo contexto tecnológico, el modelo de outsourcing o TI in-house tradicional está perdiendo peso en favor de modelos de servicios flexibles, en particular el de la tecnología en la nube. De hecho, el presupuesto destinado a estos modelos tradicionales va a pasar del 57% actual al 43% en los próximos dos años, mientras que el destinado a modelos en la nube subirá del 43% actual al 57%.

Es un hecho que cada vez más empresas españolas están dando el salto a la nube, aunque todos los expertos consultados apuntan a que lo están haciendo muy lentamente debido a la incertidumbre que genera enfrentarse a una tecnología nueva y, en definitiva, a un cambio de paradigma. Y es que la computación en la nube ofrece unas ventajas con las que no pueden competir los data centers tradicionales: permite crecer sin necesidad de preocuparse por una infraestructura, ofrece la posibilidad de acceder desde cualquier momento, lugar y dispositivo, acelera los procesos y, lo más importante, reduce infinitamente los costes ya que solo se paga por lo que se usa y elimina los gastos que conlleva el mantenimiento de las instalaciones físicas.

Lo primero a la hora de afrontar esta transición no es tanto el tamaño de la compañía, sino de qué cantidad de datos estamos hablando y qué uso de la tecnología se va a demandar

La revista Business Harward Review ha llegado a comparar la nube con el salto del vapor a la energía eléctrica que supuso tantas ventajas para las fábricas. Sin embargo, afrontar este proceso de cambio no es tarea fácil.

Hacia una estrategia 'cloud'

IDC predijo hace un par de años que el 70% de los CEO cambiará a una estrategia cloud first para el año 2016. El principal problema al que se enfrentan los directivos tanto de grandes como de pequeñas y medianas empresas es el de qué servicios concretos migrar. En la actualidad, prácticamente cualquier servicio de TI para los diferentes públicos internos y externos puede llevarse a la nube. Pero no en todos los casos es recomendable hacerlo de forma inmediata.

Según explica Faustino Jiménez, CEO de Itconic, una compañía tecnológica experta en managed services sobre cloud: "No existe una solución o fórmula universal que sirva por igual a todas aquellas empresas que quieran migrar sus datos a la nube. Sencillamente porque cada caso es único. Un buen análisis de la situación actual de los sistemas de la compañía es vital".

En este sentido, lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de afrontar esta transición no es tanto el tamaño de la compañía, sino de qué cantidad de datos estamos hablando y qué uso de la tecnología se va a demandar. Para aquellos casos en los que se calcule que el nivel de uso de tecnología va a ser bajo (por ejemplo, en el de los autónomos), se recomienda utilizar únicamente productos basados en la nube como por ejemplo Office 365, Google Docs o WorkDocs entre otros, que te permiten ganar en flexibilidad y precio. Si por el contrario se entiende que será mayor (pymes o grandes empresas que no consuman mucha tecnología), es conveniente recurrir además a plataformas basadas en la nube y sistemas de gestión online un poco más complejos que complementen a los anteriores. En este caso existen múltiples opciones como por ejemplo Factura Directa (programa de facturación online pensado para los pequeños negocios) o ContaPlus.

Por último, aquellas pymes o grandes compañías que consuman un gran volumen de tecnología deberán, antes de migrar directamente gran parte de sus aplicaciones a la nube, evaluar su estrategia para tomar las mejores decisiones en función de las necesidades empresariales específicas de cada uno.

Mejor empezar de forma progresiva

Para Fernando Negro, CEO de CloudMas, startup española que ofrece servicios de consultoría en la nube y el único Premier Consulting Partner de Amazon Web Services que hay en España, "los primeros pasos en la nube se pueden convertir en una experiencia desalentadora si no se hacen adecuadamente. Por ello, antes de llevar a cabo ninguna migración es necesario planear una estrategia, tener claros los objetivos, cuál es el grado de criticidad o riesgos ajenos a la informática y ver qué apps quieres mover a la nube".

En este sentido, Negro considera que "es necesario recordar que existen tres grandes conjuntos de aplicaciones: las que no puedes migrar porque son de una tecnología anterior y no es seguro trasladarlas; las que sí es conveniente hacerlo porque ofrecen un gran retorno pero requieren mucho trabajo, y las que por sus características técnicas o por la estrategia de la compañía es necesario hacerlo. Un ejemplo de estas lo tenemos en la mayoría que implican almacenamiento masivo de información o altos niveles de procesamiento de datos como el big data".

En cualquier caso y siempre según el CEO de CloudMas, lo más conveniente es empezar de forma progresiva. Realizando pruebas piloto, con migraciones parciales con poco o ningún impacto en las operaciones en curso, en grupos reducidos de usuarios y en las aplicaciones mas sencillas.

"Muchos grandes clientes comienzan a apostar por la nube por un caso puntual, como por ejemplo cuando tienen que hacer un proyecto de big data. En estos casos se realiza un estudio de retorno de inversión, una pequeña prueba y finalmente la migración. En el momento en el que comprueban que de esta forma ahorran tiempo y dinero es cuando deciden armar una estrategia de migración masiva", añade Fernando Negro.

¿Qué tipo de nube elijo?

El siguiente paso es elegir el tipo de nube: pública, privada o híbrida. La nube pública es aquella que está disponible para el público en general y está gestionada por un tercero. En España destacan, entre otras, Gigas o Arsys, ambas orientadas a pymes. Entre las más grandes se encuentran Amazon Web Services, Azure, SoftLayer o 1&1. La nube privada por su parte está en una infraestructura bajo demanda, gestionada para un sólo cliente.

Existen muchas diferencias entre la nube pública y la privada, como por ejemplo la capacidad de la infraestructura con la que se cuenta. En la nube pública los recursos son flexibles y prácticamente ilimitados, mientras que la privada depende únicamente de la organización y la inversión que se haya hecho, por lo que no suele ser útil para escalar grandes cantidades de datos. Al contar con más servidores la pública también resulta más fiable, ya que es más improbable que sufra caídas. Por otro lado, los costos son también distintos. La nube pública no requiere inversión inicial y suele ser más económica ya que los servicios son compartidos por muchos usuarios, mientras que en la privada los costos se derivan de la capacidad y ejecución de cada compañía.

La tercera opción es la nube híbrida, recomendada cuando lo que quieres es mantener una parte de tus datos en un entorno privado (como por ejemplo los datos personales de tus clientes), y otra en uno público.

Según Faustino Jiménez, "la nube híbrida es el primer paso lógico de toda gran organización hacia un modelo cloud. Con la transición de entornos fácilmente migrables a la nube las empresas ganan de forma inmediata en flexibilidad, productividad y ahorro de costes. Este tipo de nube es útil además para aquellos casos en los que no puedes utilizar la pública ya sea por razones de seguridad, porque tus programas no estén preparados para correr en ese tipo de red o porque te lo impida la Ley de Protección de Datos".

La opción más segura

Según el último informe de IDC, aunque la seguridad sigue siendo una prioridad para las organizaciones dado que los datos salen cada vez más de su entorno, la mayoría de las empresas aprecia que los recursos dedicados a la seguridad por parte de sus proveedores son mayores que los que pueden destinar internamente. En consecuencia, un 68% de las organizaciones considera que los proveedores de TI Cloud son más seguros que su propio departamento de tecnologías de la información.

A pesar de las grandes medidas de seguridad que utilizan la mayoría de compañías que ofrecen estos servicios, lo cierto es que la nube no es una tecnología libre de entes maliciosos. Más bien todo lo contrario. El almacenamiento de archivos y datos es uno de los principales objetivos de los ciberdelincuentes. El control de la seguridad de la nube no queda bajo nuestro dominio, pero sí podemos tomar una serie de precauciones.

Según Josep Albors, director de Educación de la tecnológica Eset España, "lo más recomendable es averiguar si cifran los datos desde el origen y a partir de ahí los envían al cloud, o si por el contrario los envían en texto plano y los cifran una vez migrados. También se recomienda que cuenten con algún tipo de certificado. Aunque no es infalible por lo menos sabes que un tercero certificado que se han tomado unas medidas de seguridad. Por último, también es conveniente comprobar cómo se produce el acceso a la nube. Si es con usuario y contraseña es insuficiente. Lo más recomendable es utilizar doble factor de autenticación o incluso triple dependiendo de cuáles sean los datos".